ICS 01.110; 35.240.01 Září 2002
|
|
Správa dokumentů - |
ČSN 01 3740 |
idt IEC 82045-1:2001
Document management -
Part 1: Principles and methods
Gestion de documents -
Partie 1: Principes et méthodes
Dokumentenmanagement -
Teil 1: Prinzipien und Methoden
Tato norma je českou verzí evropské normy EN 82045-1:2001. Evropská norma EN 82045-1:2001 má status české technické normy.
This standard is the Czech version of the European Standard EN 82045-1:2001. The European Standard EN 82045-1:2001 has the status of a Czech Standard.
|
© Český normalizační institut, 2002 65334 |
Národní předmluva
Citované normy
IEC 61346-1:1996 zavedena v ČSN EN 61346-1:1998 (01 3710) Průmyslové systémy, instalace a zařízení a průmyslové produkty - Zásady strukturování a referenční označování - Část 1: Základní pravidla (idt EN 61346-1:1996, idt IEC 1346-1:1996)
IEC 61355:1997 zavedena v ČSN EN 61355:1998 (01 3721) Třídění a označování dokumentů pro průmyslové celky, systémy a zařízení (idt EN 61355:1997, idt IEC 61355:1997)
IEC 62023:2000 zavedena v ČSN EN 62023:2001 (01 3711) Strukturování technické informace a dokumentace (idt EN 62023:2000, idt IEC 62023:2000)
ISO/IEC 2382-1:1993 zavedena v ČSN ISO/IEC 2382-1:1998 (36 9001) Informační technologie - Slovník - Část 1: Základní termíny (idt ISO/IEC 2382-1:1993)
ISO/IEC 8613-1:1994 zavedena v ČSN ISO/IEC 8613-1:1998 (36 9642) Informační technologie - Architektura otevřených dokumentů (ODA) a formát výměny: Úvod a obecné principy (idt ISO/IEC 8613-1:1994)
ISO 9000:2000 zavedena v ČSN EN ISO 9000:2001 (01 0300) Systémy managementu jakosti - Základy, zásady a slovník (idt EN ISO 9000:2000, idt ISO 9000:2000)
ISO 10007:1995 zavedena v ČSN ISO 10007:1996 (01 0334) Management jakosti. Směrnice pro management konfigurace (idt ISO 10007:1995, idt EN ISO 10007:1996)
ISO 15226:1999 dosud nezavedena
ISO 16016:2000 zavedena v ČSN ISO 16016:2002 (01 3116) Technická dokumentace - Ochranné nápisy zamezující zneužití dokumentů a produktů (idt ISO 16016:2000)
Upozornění na národní poznámky
Do normy byly k úvodu normy IEC a článku 3.1.1 doplněny informativní národní poznámky.
Informativní údaje z IEC 82045-1:2001
Mezinárodní norma IEC 82045-1 byla připravena subkomisí 3B: Dokumentace, technické komise IEC TC 3: Informační struktury, dokumentace a grafické značky, ve spolupráci se subkomisí ISO SC 1: Základní dohody, SC 8: Konstrukční dokumentace technické komise ISO TC 10: Dokumentace technického produktu.
Text této normy vychází z těchto dokumentů:
|
FDIS |
Zpráva o hlasování |
|
3B/327/FDIS |
3B/343/RVD |
Úplné informace o hlasování při schvalování této normy je možné nalézt ve zprávě o hlasování uvedené v tabulce.
Přílohy A a B jsou pouze pro informaci.
Za účelem shrnutí všech požadavků, týkajících se důležitých základních pravidel v rámci jediné číselné řady, souhlasily technická komise ISO TC 10 a subkomise SC 3B technické komise TC 3 IEC s vydáním všech částí této mezinárodní normy v rámci souboru 82045.
Mezinárodní norma 82045 sestává z následujících částí, pod všeobecným názvem Správa dokumentů:
Část 1:2001 Zásady a metody (publikována IEC)
Část 2 Referenční soubor datových prvků (metadat) a referenčních modelů (publikována IEC) 1
Další části specifických požadavků pro individuální oblast aplikace se projednávají a mají být připraveny ISO nebo IEC.
Tato norma byla připravována v souladu se Směrnicemi ISO/IEC, Část 3.
_______________
1 Připravuje se
Výbor rozhodl, že obsah této publikace zůstane v platnosti do 2006. Po tomto datu bude publikace
· opětovně potvrzena;
· zrušena;
· nahrazena revidovaným vydáním, nebo
· změněna.
Vypracování normy
Zpracovatel: Josef Rýmus, IČO 16669037, ESiCCO Plzeň
Technická normalizační komise: TNK 1 Technická dokumentace, subkomise 3 Informační struktury, dokumentace a grafické značky
Pracovník Českého normalizačního institutu: Ing. Marie Živcová
Prázdná strana
|
EVROPSKÁ NORMA EN 82045-1 |
|
EUROPEAN STANDARD Listopad 2001 |
|
NORME EUROPÉENNE |
|
EUROPÄISCHE NORM |
ICS 01.110;35.240.01
|
Správa dokumentů Document management |
|
|
Gestion de documents |
Dokumentenmanagement |
Tato evropská norma byla schválena CENELEC 2001-11-01. Členové CENELEC jsou povinni splnit Vnitřní předpisy CEN/CENELEC, v nichž jsou stanoveny podmínky, za kterých se musí této evropské normě bez jakýchkoliv modifikací dát status národní normy.
Aktualizované seznamy a bibliografické citace týkající se těchto národních norem lze obdržet na vyžádání v Ústředním sekretariátu nebo u kteréhokoliv člena CENELEC.
Tato evropská norma existuje ve třech oficiálních verzích (anglické, francouzské, německé). Verze v každém jiném jazyce přeložená členem CENELEC do jeho vlastního jazyka, za kterou zodpovídá a kterou notifikuje Ústřednímu sekretariátu, má stejný status jako oficiální verze.
Členy CENELEC jsou národní elektrotechnické komitéty Belgie, České republiky, Dánska, Finska, Francie, Irska, Islandu, Itálie, Lucemburska, Malty, Německa, Nizozemska, Norska, Portugalska, Rakouska, Řecka, Spojeného království, Španělska, Švédska a Švýcarska.
|
CENELEC Evropský výbor pro normalizaci v elektrotechnice European Committee for Electrotechnical Standardization Comité Européen de Normalisation Electrotechnique Europäisches Komitee für Elektrotechnische Normung Ústřední sekretariát: rue de Stassart 35, B-1050 Brusel © 2001 CENELEC. Veškerá práva pro využití v jakékoli formě a v jakémkoliv Ref. č. EN 82045-1:2001 E |
Předmluva
Text dokumentu 3B/327/FDIS, budoucí vydání 1 IEC 82045-1, vypracovaný v subkomisi SC 3B Dokumentace, technické komise IEC TC 3 Dokumentace a grafické značky, byl předložen k paralelnímu hlasování IEC-CENELEC a byl schválen CENELEC jako EN 82045-1 dne 2001-11-01.
Byla stanovena tato data:
- nejzazší datum zavedení EN na národní úrovni
vydáním identické národní normy nebo vydáním
oznámení o schválení EN k přímému používání
jako normy národní (dop) 2002-08-01
- nejzazší datum zrušení národních norem,
které jsou s EN v rozporu (dow) 2004-11-01
Přílohy označené jako „normativní“ jsou součástí této normy.
Přílohy označené jako „informativní“ jsou určeny pouze pro informaci.
V této normě je příloha ZA normativní a přílohy A a B jsou informativní.
Přílohu ZA doplnil CENELEC.
Oznámení o schválení
Text mezinárodní normy IEC 82045-1:2001 byl schválen CENELEC jako evropská norma bez jakýchkoliv modifikací.
V oficiální verzi, v Bibliografii, se k uvedené normě připojují následující poznámky:
IEC 61082-1 + A1 + A2 POZNÁMKA V souladu s EN 61082-1:1993 + A1:1995 + A2:1996
(nemodifikována)
IEC 61346-2 POZNÁMKA V souladu s EN 61346-2:2000 (nemodifikována)
IEC 61175 POZNÁMKA V souladu s EN 61175:1993 (nemodifikována)
IEC 61666 POZNÁMKA V souladu s EN 61666:1997 (nemodifikována)
IEC 81714-2 POZNÁMKA V souladu s EN 81714-2:1998 (nemodifikována)
Obsah
Strana
Úvod................................................................................................................................................................................................... 8
1 Rozsah platnosti................................................................................................................................................................. 9
2 Normativní odkazy............................................................................................................................................................... 9
3 Definice................................................................................................................................................................................. 9
3.1 Všeobecně.......................................................................................................................................................................... 10
3.2 Pojmy související s dokumentem.................................................................................................................................. 10
3.3 Pojmy související s produktem....................................................................................................................................... 11
3.4 Pojmy související s pracovním postupem.................................................................................................................... 11
4 Zásady správy dokumentů............................................................................................................................................... 12
4.1 Všeobecně.......................................................................................................................................................................... 12
4.2 Procesy podporované metadaty..................................................................................................................................... 12
4.3 Koncepce dokumentu...................................................................................................................................................... 12
4.4 Sloučené dokumenty........................................................................................................................................................ 14
4.5 Verze dokumentu............................................................................................................................................................... 15
5 Metadata k dokumentům vzhledem k jejich prostředí................................................................................................ 17
5.1 Všeobecně.......................................................................................................................................................................... 17
5.2 Metadata související s uvažovaným(i) předmětem(y)................................................................................................. 17
6 Metadata související s činnostmi v rámci životnosti dokumentu.............................................................................. 18
6.1 Všeobecně.......................................................................................................................................................................... 18
6.2 Fáze iniciace....................................................................................................................................................................... 19
6.3 Fáze přípravy....................................................................................................................................................................... 21
6.4 Fáze zavádění..................................................................................................................................................................... 21
6.5 Fáze použití......................................................................................................................................................................... 22
6.6 Fáze revize.......................................................................................................................................................................... 23
6.7 Fáze archivace................................................................................................................................................................... 24
6.8 Fáze odstranění................................................................................................................................................................. 25
7 Požadavky na shodu......................................................................................................................................................... 25
Příloha A (informativní) Prostředí systému správy dokumentů............................................................................................. 26
Příloha B Seznam použitých zkratek........................................................................................................................................... 29
Bibliografie ..................................................................................................................................................................................... 30
Obrázek 1 Dokument s přidruženými metadaty...................................................................................................................... 13
Obrázek 2 Koncepce kombinovaného dokumentu................................................................................................................ 13
Obrázek 3 Koncepce seskupení dokumentů.......................................................................................................................... 14
Obrázek 4 Koncepce souboru dokumentů.............................................................................................................................. 14
Obrázek 5 Postupně účinné versus souběžně účinné verze dokumentu.......................................................................... 16
Obrázek 6 Pojem vyzrálosti......................................................................................................................................................... 17
Obrázek 7 Činnosti během životnosti dokumentu.................................................................................................................. 18
Obrázek A.1 Prostředí systému správy dokumentů............................................................................................................... 26
Příloha ZA (normativní) Normativní odkazy na mezinárodní publikace s jejich příslušnými
evropskými publikacemi.................................................................................................................................................. 31
Úvod
Během posledních desetiletí průmysl prodělal v oblasti tvorby a výměny informací důkladný přechod od manuálního zpracování k počítačové podpoře. Manuální postupy a normy pro zacházení s dokumentací však nepodstoupily odpovídající proces. Situace je tedy taková, že dobře zdokumentované manuální postupy pro kooperaci a koordinaci projekčních prací - systém zajištění kvality procesu běžný v průmyslu - se nahrazují specifickými procedurami vzhledem k projektům a organizacím. Výsledek je takový, že i když každý jednotlivý účastník usiluje o zajištění kvality jeho vlastních produktů/výrobků*) a služeb, postup může selhat v dosažení celkové kvality produktu a procesu. Informace, rozhraní a vytváření sítí se stávají v průmyslu klíčovými faktory.
Na druhou stranu, technika elektronické správy dokumentů je vhodná pro manipulaci s velkým množstvím dokumentů spolu s připojenými metadaty. Tyto dokumenty se vyskytují v procesech inženýrských prací, výroby, provozu a údržby. Bezprostředními pobídkami je snížení ceny a zvýšení kvality.
Předpokládanými výhodami je
– efektivní vyhledávání a výběr určitých dokumentů;
– rychlé a přímé promítnutí změn;
– automatizace pracovních postupů;
– doplňování souborů dokumentů o přidružené informace;
– zredukování administrace vlivem integrace produkování a správy dokumentů;
– vyhledávání poznatků z předchozích projektů a společných průmyslových zdrojů;
– podpora výměny a sdílení dat;
– podpora spolupráce při inženýrských pracích.
Jelikož je správa dokumentů svou povahou nástrojem pro výměnu informací, je evidentní nutností normalizace.
ISO TC 10 a IEC SC 3B stanovily metadata k technickým dokumentům jako oblast, ve které budou z normalizace profitovat bezprostředně všechny průmyslové disciplíny a ve které nejsou k dispozici žádné normy.
Technický řídicí výbor ISO a Akční výbor IEC rozhodly, že za každou část tohoto souboru norem musí být zodpovědná jedna organizace. Zúčastněné technické komise odsouhlasily, že nebudou měnit žádnou část mezinárodní normy 82045 bez vzájemné dohody.
Tato norma definuje pojem dokumentu, pokrývajícího nejenom tradiční papírové dokumenty, ale také, všeobecněji, počítačové informace, které jsou určovány, strukturovány, zpracovávány, řízeny a vyměňovány/sdělovány jako jednotka (celek) (uzavřený balík informací). Norma pojednává o pevných (stanovených) souborech informací s přidruženými metadaty a četnými prezentacemi těchto souborů informací.
Norma zavádí v systémech správy dokumentů pojem vyzrálosti, dovolující účelově řízený přístup při souběžných inženýrských pracích a při vzájemné spolupráci. Tato norma také pokrývá systémy správy dokumentů, používající postupné inženýrské práce.
Metadata („popisná data pro správu“) jsou data o obsahu dokumentu, potřebná pro jeho spravování v elektronickém systému správy dokumentů (EDMS - Electronic Document Management System) nebo v systému správy dat produktu (PDMS - Product Data Management System) nebo v jakémkoli jiném platném systému.
_______________
*) NÁRODNÍ POZNÁMKA V této normě je termín produkt synonymní s termínem výrobek.
1 Rozsah platnosti
Tato Část mezinárodní normy 82045 stanovuje zásady a metody definování metadat pro správu dokumentů náležejících předmětům po dobu jejich životnosti. Tento cyklus obvykle pokrývá období od koncepčního záměru dokumentu po jeho vyřazení. Stanovené zásady a metody jsou základem pro všechny systémy správy dokumentů.
Tato Část je určena jako obecná základní norma ve všech oblastech použití a poskytuje rámec aplikovatelný pro Část 2.
Mezinárodní norma 82045 byla původně určena jako výchozí podklad pro použití v systémech na bázi počítačových systémů, jako EDMS nebo PDMS pro správu, vyhledávání a výběr, ukládání, třídění a archivaci dokumentů, a jako základ pro výměnu dokumentů.
Poznámka Část 2 mezinárodní normy 82045 poskytuje soubor typů prvků dat spojených s informačním referenčním modelem, který lze použít ve spojení s prezentací metadat na dokumentech.
2 Normativní odkazy
Následující normativní dokumenty obsahují ustanovení, která prostřednictvím odkazů v tomto textu vytvářejí ustanovení této mezinárodní normy. Pro odkazy uvedené s datem, neplatí následné dodatky nebo revize kterékoliv z těchto publikací. Avšak strany, které přistoupily k dohodě na základě této mezinárodní normy se vyzývají, aby přezkoumaly možnost použití nejnovějších vydání normativních dokumentů uvedených níže. U nedatovaných odkazů platí nejnovější vydání normativního dokumentu v odvolávce. Členové ISO a IEC udržují seznam norem platných v současné době.
IEC 61346-1:1996 Průmyslové systémy, instalace a zařízení a průmyslové produkty. Zásady strukturování a referenční označování. Část 1: Základní pravidla
(Industrial systems, installations and equipment, and industrial products - Structuring principles and reference designations - Part 1: Basic rules)
IEC 61355:1997 Třídění a označování dokumentů pro průmyslové celky, systémy a zařízení
(Classification and designation of documents for plants, systems and equipment)
IEC 62023:2000 Strukturování technické informace a dokumentace
(Structuring of technical information and documentation)
ISO/IEC 2382-1:1993 Informační technologie - Slovník - Část 1: Základní termíny
(Information technology - Vocabulary - Part 1: Fundamental terms)
ISO/IEC 8613-1:1994 Informační technologie - Architektura otevřených dokumentů (ODA) a formát výměny: Úvod a obecné principy
(Information technology - Office Document Architecture (ODA) and interchange format: Introduction and general principles)
ISO 9000:2000 Systémy managementu jakosti - Základy, zásady a slovník
(Quality management systems - Fundamentals and vocabulary)
ISO 10007:1995 Management jakosti. Směrnice pro management konfigurace
(Quality management - Guidelines for configuration management)
ISO 15226:1999 Technická dokumentace výrobku - Model životnosti a přiřazení dokumentů
(Technical product documentation - Life cycle modell and allocation of documents)
ISO 16016:2000 Technická dokumentace - Ochranné nápisy zamezující zneužití dokumentů a produktů
(Technical product documentation - Protection notices for restricting the use of documents and products)
-- Vynechaný text --
Zdroj: www.cni.cz